Føler du at du sløser bort mye tid på å lete etter siste versjon av et dokument? Hva gjør du hvis en av dine ansatte plutselig blir langtidssykemeldt? Har din bedrift kontroll på at nøkkelinformasjon er skikkelig dokumentert? Her er tre gode grunner til å tenke kvalitetsledelse.
1. Bedre forståelse av bedriftens leveranser gjennom dokumenterte prosesser
Gjennom å kartlegge og tegne opp aktivitetene i bedriften i en prosessflyt må man tenke igjennom hva som er start, i hvilken rekkefølge ting skjer og hva som er sluttpunktet. En visuell fremstilling av dette kan bidra til økt forståelse av konkrete leveranser og sammenhenger mellom leveranser i et selskap. Hver prosess kan videre spesifiseres ved hjelp av f.eks. rutinebeskrivelser, sjekklister, risikoer og tiltak og ansvarsmatriser.
Prosesskartlegging synliggjør hvordan arbeidet i en bedrift skjer, på tvers av avdelinger og organisatoriske grenser.
2. Kvalitetsledelse gir mindre sløsing av arbeidstid
Hvem har vel ikke brukt litt for mye tid på å lete etter siste versjon av en presentasjon eller et annet viktig dokument? Et godt kvalitetsledelsessystem sikrer at originale og styrende dokumenter er lagret ett sted.
Kopier av dokumentet er tilgjengelig ulike steder og gjør det enkelt å finne frem til den informasjonen du trenger, når du trenger den. Dette gjør også at du sparer tid ved endringer. Du trenger kun å endre originaldokumentet ett sted og så vil alle de publiserte kopiene også endres.
Versjonskontroll av dokumenter gir en ekstra trygghet på at det er riktig versjon av dokumentet man har foran seg.
3. Mindre sårbarhet ved sykdom
Ansatte kan bli syke. Dette er en av de faktorene som er vanskelig for et selskap å kontrollere. Det er alltid en risiko for at en ansatt som sitter på kritisk kompetanse og nøkkelinformasjon blir borte, kanskje rett før en viktig leveranse. Hvis man da ikke har gode rutiner for lagring og dokumentering av informasjon og arbeidsoppgaver kan dette sette selskapet i en vanskelig situasjon.
Med et godt kvalitetsstyringssystem sikrer du at arbeidsoppgaver og informasjon er lagret på en måte som gjør at andre kolleger lettere kan sette seg inn relevante oppgaver som må løses.
Trenger din bedrift et system som støtter dere i disse oppgavene? Ta kontakt med oss i dag!
Skrevet av seniorrådgiver Karin Gjerde-Meyer.
