Dere som aldri noen gang har brukt tid på å finne riktig versjon av et dokument, eller at samme misforståelse/feil/hickup har skjedd flere ganger, kan rekke opp hånda. Dere andre kan lese videre for tips om en mer effektiv arbeidshverdag.

Det er jo det som er greia. Færre feil, mindre tid brukt på leting og frustrasjon over at ingenting ligger lagret der man tror det skal ligge – eller å måtte starte en oppgave på nytt fordi du har jobbet i en utdatert versjon av et arbeidsdokument eller sjekkliste.

Kvalitetsledelse kan være komplekst. Men for de aller fleste ansatte er dette situasjonene de kjenner til innen faget. Eventuelt så er dette de situasjonene de slipper å ha som fast del av arbeidshverdagen sin ved god styring.

Få muligheten til å ligge i forkant

Ulike bedrifter jobber med kvalitetsledelse på ulike måter. Innen faget er det ikke bare brannslukking og tiltak på allerede opplevde feil. Det er også snakk om å ha god oversikt på alle prosessene i bedriften. Dette gir et bedre beslutningsgrunnlag og man kan i større grad ligge litt foran – i stedet for alltid å komme løpende etter.

La meg få gi deg noen konkrete eksempler:

• Risikoledelse. Risiko er en del av kvalitetsledelse. Med systemet som QM365 leverer på dette, kan bedriften din anslå risikoer for at en situasjon skal oppstå: Hva er sannsynligheten, og hvor stor, eller alvorlig, blir konsekvensen av situasjonen. Herfra gjennomfører du tiltak og endringer som senker sannsynlighet eller konsekvens.

For å ha nevnt det snakker vi ikke her bare om unødvendig tid brukt i ulike prosesser, her snakker vi også om kontrollen på HMS-risikoer – og tiltak for å begrense uhell og ulykker.

• Når bedriften din har et system som er tilgjengelig for alle ansatte, kan alle ansatte finne informasjonen som gjør at de kan kjenne til hvordan de ulike prosessene i deres bedrift skal gjennomføres. Alt fra rene arbeidsinstrukser, til nyttige lenker, dokumentmaler som angår prosessen, hvilke risikoer man skal kjenne til og gjerne hvilken prosess man leverer videre til – og så videre. Dette effektiviserer arbeidet i vesentlig grad, spesielt når nyansatte skal få opplæring i «hvordan dette gjøres hos oss».

• Et ledelsessystem er ikke et statisk skjema. Et godt ledelsessystem støtter også arbeidet med å holde informasjonen oppdatert. I QM365 er dette løst med periodiske varslinger for revisjoner av dokumenter og prosesser, god støtte til alle typer revisjoner, planlagte risikovurderinger – for å nevne noen.

Hvor skal dere begynne?

I et kvalitetsledelsessystem inngår prosessbeskrivelser, avvikshåndtering, risiko, kompetanseoversikt, styring av dokumenter, oversikt over lover og krav, målstyring og policyer. Hvor skal du begynne? Blir dette for komplekst?

Dere begynner med det som er viktigst for dere.

Jeg har snakket med en rekke ulike typer bedrifter, som av helt ulike grunner trenger et kvalitetsledelsessystem. Noen må få ordning på avviksinnmelding og saksbehandling. Andre trenger først og fremst bedre styring på dokumentene sine. Andre igjen må prioritere å få på plass bedre risikooversikter.

Jeg vet at kundene våre får god støtte av rådgiverteamet vårt. Erich, Hanne, Karin og Corina er erfarne og solide fagressurser som hjelper dere i gang på det området dere trenger å få «ordning och reda» på først.

Og er det bare et generelt ønske om kvalitetsledelse og sertifisering (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 22000) kan de lose dere gjennom dette også.

Ble du litt nysgjerrig?

Ta gjerne kontakt for en prat om hva dere ønsker bedre løsninger for. Salgsteamet med Jan-Egil, Joachim og Rakel kan svare opp alle spørsmål om system, rådgivningstjenester og implementeringsforløp.

• Ring oss på tlf. 40 60 25 60
• Send en e-post
  eller
• Book et møte direkte i kalenderen

Liv Kari Birkelund Kartnes, markedssjef