Enten dere ønsker å oppnå sertifisering eller å jobbe i henhold til standarden er vår styrke å gjøre prosessen enklest mulig. Vi sikrer at dere kan drifte det videre og får den nytten av systemet dere ønsker.

Ledelse av en virksomhet krever kontroll med mange disipliner. Et formalisert styringssystem bidrar til å redusere kompleksiteten. Vi forenkler hverdagen hos dere – og leder dere gjennom de enkelte temaene som inngår i oppbygging eller effektivisering av styringssystemet.

Vi legger vår stolthet i å sikre at innføringen av ISO / OHSAS skal gi din virksomhet et nyttig og effektivt system som ikke er til byrde.

De forskjellige bransjer har til viss grad sine særegenheter relatert til arbeid med kvalitet, miljø og HMS. Likevel så er det viktig å merke seg at standardene ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 ikke er bransjespesifikke. Vi har også designet våre styringsverktøy SIMPLI Manage, SIMPLI Better og SIMPLI Facts til å håndtere alle bransjer. Sammen med vår rådgivning vil et styringssystem basert på verktøyene gi en effektiv gjennomføring og resultere i et effektivt system.

Alle virksomheter som håndterer mat har krav om å ha styring på farene relatert til dette i sin bedrift. Det er også et viktig at virksomheten har en god forankring for arbeidet med dette – sikret gjennom et system tilgjengelig for alle ansatte.

Vi i SIMPLI tenker fortsatt at ett system er bedre enn flere. Derfor inkluderer vårt system nå funksjonalitet hvor du også kan styre virksomhetens arbeid med ISO 22000 mattrygghet – sammen med dine andre ledelsesbehov.

Trygg matproduksjon med HACCP

De fleste virksomheter som jobber med matproduksjon tar mulige helsefarer meget alvorlig. ISO 22000 hjelper til med en ekstra sjekk for svake punkter i produksjonslinjen.

En viktig del av standarden innen mattrygghet er HACCP. HACCP kan sammenlignes med en tradisjonell risikoanalyse, men har en litt annen tilnærming til hva som skal risikovurderes.

Hvordan løser SIMPLI dette?

I SIMPLI har vi nå lagt til funksjoner for at dere kan jobbe etter ISO 22000. Systemet hjelper dere gjennom HACCP-kontrollspørsmål for å definere om det er styringstiltak av type CCP eller OPRP som må til for å redusere deres definerte matfarer.

Når type styringstiltak er definert, jobber du videre med å lage tiltak for å finne, implementere, og verifisere relevante CCP/OPRP per matsikkerhetsfare.

Rådgiver innen matsikkerhet

I tillegg til system kan vi tilby rådgivere som kan hjelpe dere frem til et system som ivaretar alle krav fra ISO 22000 og at dere gjennomfører HACCP på riktig måte. Rådgiverne våre har god oversikt over både systemets muligheter og standardene vi leverer på, slik at vi i samarbeid med dere kommer frem til den beste måten å bruke systemet på.

Vi ønsker at våre kunder skal ha et levende ledelsessystem. Vår arbeidsmetodikk sikrer at det er deres virksomhet som gjenspeiles i deres system samtidig som dere får en grundig opplæring i systemet.

Ønsker du å vite mer? Ta kontakt med oss i dag!

Vi har siden dag én vært sikre på at å bygge våre systemer på SharePoint har vært et godt valg.

Med ISO 9001:2015 ble begrepet «kontekst» introdusert.

Kontekst deles opp i to grupper: Interessenter og forhold.

I gruppen for interessenter kan vi plassere mennesker eller grupper av mennesker som av en eller annen grunn har interesse i virksomheten eller i deler av virksomheten. Dette kan eksempelvis være aksjonærer, ansatte, naboer eller et politisk parti.

I gruppen for forhold kan vi plassere upersonlige faktorer som påvirker selve virksomheten internt, i nærmiljøet og forhold internasjonalt. Dette kan være valutasvingninger, gjennomsnittsalder på ansatte, kompetansesituasjonen, politiske svingninger, rammebetingelser gitt i politikken og så videre.
Samtidig er det viktig å huske på at hva som er riktig å sette inn i disse to ulike kategoriene varierer etter hvilken virksomhet man er.

Hvorfor kom kontekst inn i standarden?

Hovedpoenget med dette tillegget i standarden, er at bedrifter nå må løfte blikket og se hvilke og hvordan ulike faktorer kan påvirke virksomheten. Det er veldig ulikt virksomheter imellom hvordan de jobber med kartlegging av kontekst. Noen har satt det opp én gang og så ikke tenkt på at dette er et område som er berørt av endring og må justeres. Andre har det kanskje på gjørelisten – men finner aldri tid i en travel hverdag.

Kontekst og risikovurderinger

I SIMPLI Manage kopler du enkelt et scenario opp mot en eller flere kontekster. På denne måten blir kontekst en del av helhetsbildet og en bit av bakteppet når du skal definere din virksomhets risikoer.

God kvalitetsledelse sikrer arbeidet med kontinuerlig forbedring. Fokus for en virksomhet som jobber med kvalitetsledelse er kunden.

I forbindelse med nye ISO 9001:2015-versjonen som kom i september 2015, ble den norske oversettelsen av quality management system endret fra kvalitetsstyring til kvalitetsledelse. Dette blant annet for å hensynta at standarden stiller betydelig strengere krav til ledelsens engasjement og deltakelse i kvalitetssystemet.

Styring med hensyn til kvalitet er normalt et fundamentalt behov i enhver virksomhet. Svært mange har iverksatt ordninger for kvalitetskontroll eller elementer av kvalitetsstyring. Dersom du skal jobbe med et kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001, må du implementere alle de påkrevde funksjonene i et slik system.

Det grunnleggende for et styringssystem, eller ledelsessystem, for kvalitet er at det følger disse stegene:

1. Å forstå sin kontekst

I et ledelsessystem for kvalitet er den primære interessenten kunden.

I henhold til ISO9001:2015 må man kartlegge og forstå sin kontekst. Dette er et nytt begrep som innføres og som utvider hvordan man skal jobbe i forhold til sine interessenter.

For å forstå sin interne og eksterne kontekst, kreves det at man har identifisert flere interessenter enn bare kunden, og har denne analysen med seg videre inn i kartlegging av virksomhetens risiko- og krav-bilde.

2. Krav om prosessorientering

Det har lenge vært krav til prosesstankegang i et ISO-basert kvalitetssystem. Dette kravet ble styrket i 9001:2015. Hensikten med prosessorientert ledelsessystem er blant annet bedre flyt og samhandling gjennom virksomheten, tydeligere forståelse og krav til ryddighet i overlevering mellom steg i prosessen og å gi en fleksibilitet utover de skottene som noen ganger kan eksistere mellom avdelinger eller funksjoner i en klassisk organisasjonsstruktur.

SIMPLI kan bistå frem til sertifisertbart system

Å innføre eller opprettholde kvalitetsstyring krever ikke bare et godt implementert system, men også motiverte medarbeidere. Vi i SIMPLI har lang erfaring med å bygge opp gode og effektive kvalitetssystemer som møter alle kravene i ISO 9001 og som gir en enklere arbeidshverdag for ansatte.

Gjennom vår coachingpakke hjelper vi din virksomhet fram til system som kan sertifiseres på ISO 9001– gjerne kombinert med ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 og/eller ISO 22000. Vårt verktøy SIMPLI Manage er et godt verktøy for deres kvalitetsledelse.. Vi fokuserer på å gjøre systemet enklest mulig og relevant for den enkelte medarbeider.

Sist men ikke minst har vi fokus på arbeidsmetoder som sikrer at hele organisasjonen får et forhold til ledelsessystemet og blir et nyttig verktøy for alle.

Alle ISO-standarder har det til felles at de skal skape kontinuerlig forbedring innen ulike fokusområder gjennom avviksbehandling.

Prosessbeskrivelser og styringsdokumenter beskriver virksomheten slik den skal fungere, men verden er ikke perfekt – alle gjør feil og stadige forbedringer må til. For å kunne snappe opp feil og forbedringer må disse hendelsene fortløpende registreres og gjøres noe med.

For å komme dit må innrapportering av saker og hendelser i tillegg til behandlingen av disse settes i system. Det er også viktig at den som melder får tilbakemelding på innrapportert sak. Illustrasjonen til høyre viser en grunnskisse til avviksbehandling/saksbehandling.

Avhengig av virksomhet vil den variere i kompleksitet og antall nivåer. All erfaring viser at det må være enkelt å melde inn en sak: Det være seg forbedringsforslag, hendelse, avvik osv. Det må også være enkelt for ansvarlige å behandle innkommende saker.

Mange virksomheter velger derfor å gå til anskaffelse av et avvikssystem. I følge ISO er et avvik en hendelse der man avviker fra noe i systemet – for eksempel en prosedyre eller en instruks. I praksis vil derfor mange hendelser ikke være avvik, men rene hendelser. Vi i SIMPLI foretrekker derfor å ikke kalle dette for et avvikssystem, men heller bruke benevnelsen forbedringssystem.

Avviksbehandling med SIMPLI

1. Innmelding

Det kan oppstå en situasjon, en nesten-hendelse, eller en ansatt ønsker å melde inn et forbedringsforslag. Vi har laget et system som gjør det enkelt for brukeren å melde inn dette med en gang.

For å tilgjengeliggjøre systemet ytterligere kan man også kople på SIMPLI App for innmelding ute i felt. Spesielt gjelder dette yrkesgrupper som normalt ikke har tilgang til en PC når avviket oppstår.

I dag har omtrent alle smarttelefoner. Denne sammen med en brukervennlig app gjør at terskelen for innmelding blir lav. På PC blir den ansatte møtt med et innmeldingsskjema hvor en del av feltene er ferdig definerte. Det gjør det også enkelt for den ansatte på kontoret til å vite hva hun skal fylle ut, og visshet om at innmeldingen ikke tar unødig lang tid.

2. Saksbehandling

Med det samme en melding er sendt, får rett saksbehandler en varsling via e-post. Ett klikk, og saksbehandler kan lese meldingen som er lagt inn.

Saksbehandlerens oppgave videre er å fylle ut mer detaljert informasjon om hendelsen. Dette kan være elementer som årsaksanalyse, saksbehandleren kan avgjøre om saken er et avvik eller ikke, finne ut om hendelsen er relatert til kvalitet, miljø og/eller HMS, materiellskade, driftstap, alvorlighetsgrad osv.

En annen viktig oppgave for saksbehandler er å opprette eventuelle tiltak. Tiltakene sørger for at saken senere skal kunne lukkes. Det er også saksbehandlers oppgave å gi de rette personene ansvar for tiltakene. Disse tiltaksansvarlige får i sin tur varsel per e-post om oppgaven de må løse og tidsfristen som er satt for å løse oppgaven. I systemet ligger også automatiske påminnelser om de tøyer denne fristen. Når alle tiltak er utført, kan saksbehandler lukke saken. (Kompleksiteten i avviksbehandlingen kan variere avhengig av type virksomhet.)

3. Etterkontroll og verifisering av tiltak

For å sikre en kontroll på at viktige tiltak har hatt en effekt, må dette verifiseres. Vårt verktøy vil derfor gi saksbehandler muligheten til å opprette en påminnelse på egnet dato i fremtiden. Et varsel blir da sendt og saksbehandler går inn og kontrollerer og kan bekrefte eller avkrefte om tiltaket har hatt ønsket virkning. Dette kan for eksempel gjelde saker som ender med at en rutine må endres for å forbedre kvaliteten. Da må man sjekke etter en stund om det har hatt den ønskede virkningen. Hvis ikke det har hatt ønsket effekt kan man jobbe videre med saken.

4. Implementering

SIMPLI har gjennom mange år opparbeidet solid erfaring når det gjelder avviksbehandling og med å implementere brukervennlige og nyttige avviks- og forbedringssystemer. Våre kunder har alt fra en håndfull til hundrevis av ansatte. Vi har spesialisert oss på å lytte og se de ulike organisasjonene slik at hver kunde får gjøre dette på en måte slik at de kjenner seg igjen i og får nytte av dataene.

Vårt forbedrings-/avvikssystem SIMPLI Better har i utgangspunktet et oppsett om passer de aller fleste virksomheter, men der det trengs tilpasninger og justeringer er dette oftest en enkel jobb. Grunnen er at det er bygget i SharePoint og all tilpasning skjer på et høyt nivå som gjør det raskt og enkelt.

Et godt prosesskart gjør det også lett for nye å sette seg inn i virksomheten. Så hvordan går man frem for å tegne et godt prosesskart?

ISO 9001 oppfordrer oss til å jobbe prosessbasert. Utfordringen for de fleste virksomheter blir da å lage oversiktlige prosesskart som alle ansatte lett kjenner seg igjen i. Det er også viktig å enkelt kunne se hva mitt ansvarområde er, og hvordan det henger sammen med resten av virksomheten.

Først: Hvorfor prosesskart

Først må man forstå forskjellen på et klassisk organisasjonskart (se illustrasjon) og et prosesskart. Et organisasjonskart er en vertikal  og funksjonell beskrivelse av virksomheten. Det skiller tydelig mellom avdelinger og kan føre til motsetningsforhold. Andre farer er at uløste problemer kan havne mellom to avdelinger, og at avdelingene hver for seg jobber med å maksimere sine mål uten å tenke på helheten.

Et organisasjonskart sier ikke noe om hva vi gjør, hvem vi gjør det for eller hvordan vi gjør det.

Prosesskart.

Et prosesskart viser derimot organisasjonen som et system der kunden, produktet og arbeidsflyten henger sammen. Det blir mulig å se hvordan arbeidet virkelig utføres gjennom prosesser som går på tvers gjennom de funksjonelle grensene og avdelingene.

ISO 9001 er meget spesifikk her og krever at man identifiserer prosesser og styrer disse for å oppfylle kunders forventninger. Å styre i henhold til prosesser er derfor nødvendig om man ønsker å inneha en ISO sertifisering og uansett å anbefale.

Prosesskategorier

Prosesser deles oftest inn i tre kategorier: Kjerneprosesser, støtteprosesser og ledelsesprosesser.

Kjerneprosesser skal ha kundefokus. Når man bestemmer hvilke prosesser som er kjerne, begynner man med kundebehov og ender med at kunde er fornøyd. De følgerbetalingsviljen. Dette er prosessene som sikrer inntjening direkte og representerer utviklingen og leveransen av deres produkter og tjenester.

Støtteprosesser er de prosessene som har til formål å hjelpe hovedprosessene med å skape fornøyde kunder. De skaper ikke verdier direkte, men forbruker ressurser for å støtte hovedprosessene. Eksempler på dette kan være fakturering, IT-støtte osv.

Ledelsesprosesser har til hensikt å legge strategi og stake ut kursen for virksomheten. I en del tilfeller kan det være vanskelig å avgjøre hva som er støtte og hva som er kjerneprosesser. Her vil en god vurdering gi det rette svaret.

Prosesskartlegging i praksis

Det finnes flere måter å kartlegge prosesser på. En metodikk vi har god erfaring med i SIMPLI, er å samle noen få, men kunnskapsrike mennesker fra alle områder i bedriften. Dersom det er en omfattende virksomhet, kan man dele opp i flere delsamlinger men med samme metodikk.

1. Stille brainstorming
   Alle sitter rundt samme bord. Spørsmålet alle får er: Hva foregår i vår bedrift ? Hva gjør jeg? Alle skriver på gule lapper, stikkord, stille, uten samarbeid. Tid ca 10 min
2. Lapper opp på veggen:
   Alle gule lapper skal opp på veggen eller på en tavle.
3. Stille sortering: Gruppere lapper som likner på hverandre og hører sammen (affinitetsmetoden). Dette gjøres uten å diskutere eller prate. Prøv å sortere lappene i en naturlig rekkefølge. Lapper som har med ledelse å gjøre skal øverst, støtte skal nederst, en stor bolk midt i er kjernen. Sett av 10-15 min til dette.
4. Sett navn på hver gruppe av lapper. Bestrebe dere på å bruke verb + substantiv. Feks «Fjerne maling»og «Levere tilbud» istedenfor «Malingsfjerning» og «Tilbudslevering». På denne måten får man et aktivt, istedet for et passivt, prosesskart.

Fordelen med denne metodikken er at man får opp mye informasjon på svært kort tid. Diskusjoner er ofte tidkrevende og det unngår man i stor grad når man bruker denne metoden som er beskrevet over. Du skaper involvering og eierskap. Alle får bidra til prosesskartet – det er ikke tegnet av QA sjef som bruker sine ord og begreper og setter opp det han mener er relevant.

Dersom du jobber i en virksomhet som har produksjonskart, arbeidskart eller flytskjema, må man vurdere å jobbe noe annerledes for denne delen for å sikre seg at flyten blir korrekt.

Å bygget et prosesskart

Et godt prosesskart er et viktig fundament i å bygge opp et enkelt og forståelig styringssystem – uansett man standard man skal implementere, så etter en god prosesskartlegging har dere et godt grunnlag for å bygge opp deres eget grafiske prosesskart. I SIMPLI Manage er det gjort enkelt. Det er funksjoner for å designe hver boks som man vil når det kommer til størrelse, farge og ønsket ikon. Du designer også ønsket tekst og realasjon mellom boksene med grafikkelementer som piler og streker.

Selv om den rike funksjonaliteten muliggjør avansert prosesskart anbefaler vi av brukerhensyn å gjøre disse kartene så enkle som mulig. Husk at de skal gi verdifull informsjon ikke bare til sertifisør eller kvalitetssjef, men kanskje først og fremst til hver enkelt ansatt. Da må prosesskartet være enkelt å forstå og enkelt å bruke. SIMPLI Manage har kraftige funksjoner for å koble all relevant informasjon til den enkelte prosess, som for eksempel:

• Prosessbeskrivelse – dokumentasjon synlig direkte i kartet. (Klikk på bildet for å se en større versjon.)
• Dokumenter – styringsdokumenter, maler og registreringer
• Aktiviteter – ytterligere dokumentsjon i tekstbokser
• Risikoer
• Lover og krav
• Mål
• Lenker til relevante nettsteder og verktøy

I tillegg kan prosesskartet sortere på stillinger og roller slik at en bruker ser all informasjon som er relevant for seg. Prosesskartet kan også håndtere ulike virksomheter og store avdelinger der man kan dele visse prosesser om ønskelig.

I SIMPLI har vi lang erfaring med å hjelpe våre kunder til å lage enkle og gode prosesskart!

Dokumentstyring fokuserer på redigering, godkjenning, lagring og organisering av dokumenter med henblikk på å deling av innhold i en organisasjon.

Når en organisasjon ikke har noen form for formelt dokumentstyringssystem på plass, er innholdet ofte opprettet og lagret på en ikke-kontrollert og desentralisert måte med spredte fildelinger på servere og individuelle harddisker. Det er heller ikke godt systematisert og enkelt søkbart. Dette gjør det vanskelig for de ansatte å finne, dele og samarbeide effektivt på innhold. Det gjør det også vanskelig for organisasjonen å bruke verdifull selskapsinformasjon og data i dokumentene.

Kvalitetssikre dine dokumenter

De fleste virksomheter har i dag behov for å strukturere dette arbeidet ut over tradisjonell mappelagring. Sentrale dokumenter krever ofte både høringsrunder og godkjenning i ett eller flere steg. Det er også viktig at man har muligheten til å publisere til ulike dokumentområder i valgfritt format til ønsket område. Dette kvalitetssikrer virksomhetens dokumentasjon i alle ledd. Dette betyr stort sett originalformat eller PDF.

Dokumentstyring i SIMPLI Manage sikrer god kvalitet på de styrende dokumentene i bedriften, og oppfyller kravene i ISO 9001. Et eget område er satt av til å utarbeide og kvalitetssikre styrende dokumenter. Dette inkluderer blan annet høringsrunde og godkjenning av de ferdige dokumentene. God historikk, endringslogg og versjonering er også essensielt slik at alle endringer er sporbare. Styringssystemet håndterer også dokumenter som ikke trenger godkjenning. Dette inkluderer for eksempel planer, revisjoner, referater og sjekklister.

Her kan man opprette et dytt dokument fra start eller fra en ønsket mal. Når dokumentet er ferdig kan du sende den på høring og få kommentarer. Når høringsperioden er avsluttet, revideres dokumentet basert på innspillene og kan så sendes til godkjenning i ett til tre trinn avhengig av hvordan din virksomhet ønsker det. til slutt publiseres det til ønsket området og til ønsket delprosess.

På denne måten blir den synlig og tilgjengelig både i prosesskartet og i kategoriserte dokumentoversikter på dataskjerm og mobil App. Vårt dokumentstyringssystem kan kjøres sammen med resten av SIMPLI Manage eller for seg selv.

Å jobbe med risiko består hovedsakelig av to elementer: Risikokartlegging og risikovurdering.

Alle norske virksomheter er underlagt Internkontrollforskriften. I §5.6 kreves det at enhver virksomhet må kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dette skal dokumenteres skriftlig. I tillegg har mange virksomheter en eller flere ISO-standarder man styrer etter, som også krever vurdering av risikoforholdene relatert til tematikken i standarden. Å jobbe med risiko består av hovedsakelig to elementer: Risikokartlegging og risikovurdering.

Risikokartlegging

For å kunne gjøre en god risikokartlegging må man kjenne til alle prosessene i virksomheten. Det finnes ulike måter å få en oversikt over sine prosesser på. Erfaringsmessig får vi svært god hjelp av å tegne opp et prosesskart, som vi blant annet skriver om i vår artikkel om prosesskartlegging. Når man har et dekkende prosesskart, er det lett å se hvilke arbeidsprosesser som utføres i virksomheten, og dermed stille spørsmål om hvilke risikoer hver og en av disse har.

Som nevnt over sier internkontrollforsriften at alle norske virksomheter er lovpålagt å vurdere HMS-risiko og gjøre nødvendige tiltak for å redusere disse.

Dersom man skal oppnå en ISO 9001-sertifisering, må man gjøre  risikokartlegging med tanke på kvalitet til kunden. Tilsvarende risikokartlegging for ISO 14001 med risikoelementer som truer det ytre miljø. Andre standarder håndterer andre risikokategorier som for eksempel IT-sikkerhet, matsikkerhet, økonomi osv.

Legg merke til at ISO er tydelig på at risiko ikke bare er negativt, men kan også være positivt – altså man risikerer noe for å oppnå noe. Skal du ha en ISO-sertifisering, må du også tenkte på positive risikoer.

Vår erfaring i SIMPLI tilsier at risikokartlegging ikke er en soloaktivitet. Én person kan lett se seg blind på en vinkling. Flere deltakere med kunnskap om ulike sider av virksomheten danner oftest et godt arbeidsteam. Noter ned alle forslag som kommer ukritisk. Etterpå slås de sammen og dere kan slette de som ikke er aktuelle.

Risikovurdering

Hensikten med å vurdere risiko er å fortelle hvor stor risikoen er og dermed hvor nødvendig det er å gjøre noe med det for å eventuelt redusere risikoen. En risiko vurderes oftest ut fra frekvens og konsekvens: Hvor ofte skjer dette og hvilken konsekvens får det? Da vil risikoen plasseres i en tabell som kan se ut som illustrasjonen til høyre.

Det finnes mange typer matriser og tabeller hvor denne er svært mye brukt. Det er viktig at betydningen av hvert tall i skalaen er kjent.  De som ender opp med grønt har man kontroll på. De gule trenger tiltak eller forbedringsmål, og de røde er ikke tolererbare og krever umiddelbar handling. Et godt styringssystem vil gi deg umiddelbar mulighet til å registrere tiltak og mål til en risiko.

Heller ikke risikovurdering er for individualister. Her bør team jobbe sammen og vurdere hver enkel risiko. Disse vurderingene blir alltid subjektive og krever derfor at flere synsvinkler blir fremmet for at den skal bli så realistisk som mulig. Igjen. Ikke glem å vurdere positiv risiko dersom det gjelder en ISO-sertifisering.

Verktøy for risikoarbeid i SIMPLI

Gjennom årevis med risikoidentifisering og risikoevaluering sammen med kunder har vi i SIMPLI opparbeidet en solid erfaring som hjelper våre kunder med å gjøre dette arbeidet både effektivt, grundig og systematisk. Med riktig risikostyring reduseres muligheten vesentlig for skader og andre tap for virksomheten.

Gjennom bruk av vårt styringssystem får man også gode oversikter innen kvalitet, miljø, HMS, beredskap og andre ønskede risikoer. SIMPLI Manage har en gjennomarbeidet modul for risikostyring som gjør identifisering og arbeid med tiltak mulig i en strukturert metodikk. Alle risikoer kan knyttes til en eller flere prosesser i prosesskartet, og synliggjøres dermed for alle medarbeidere på en enkel og brukervennlig måte.

Kan ISO standarder brukes som bærekraftsverktøy?

Kunders oppmerksomhet på utfordringene innenfor bærekraft øker stadig. Dette fører til at de stiller flere krav innen dette til sine leverandører – og flere bedrifter som ønsker å introdusere et ledelsessystem for bærekraft.

Forurensing dreper millioner av mennesker hvert år, plast oversvømmer havet, dyr utryddes i en rasende fart og regnskogen hogges ned som aldri før. Forbrukere blir eksponert for grusomme historier om arbeidstakere som jobber under helt forferdelige vilkår. Konsumenter blir mer og mer bevisste disse utfordringene. I tillegg er det en rekke frivillige organisasjoner som jobber med å legge et økende press på selskaper om å produsere produkter og tjenester på en bærekraftig måte.

Fordeler med uttalt fokus på bærekraft

Et godt ledelsessystem for bærekraft vil kunne bidra med å vise seriøsitet og at selskapet tar ansvar. Et slikt fokus kan berolige, engasjere og begeistre kunder, samt redusere risiko for omdømmetap som følge av at uheldige saker blir avdekket i media. Og, selvfølgelig, bidra til en bedre verden gjennom gode arbeidstakervillkår, og vern av miljø og menneskerettigheter.

Hvordan jobbe med bærekraftsledelse?

Men hva er egentlig et ledelsessystem for bærekraft og hvordan skiller det seg fra eller overlapper med det klassiske ledelsessystemene for kvalitet ISO 9001 eller ISO 14001 som handler om miljøledelse?
Din bedrift kan allerede være sertifisert på en av disse standardene, eller er i prosess med å bli det. Så, hva må da på plass videre for å sikre integrering av bærekraft? Hvordan kan ditt selskap bli mer bærekraftig ved hjelp av ledelsessystemet? Er ISO 26000 (Veiledning om samfunnsansvar) dekkende for dere i forbindelse med å tenke helhetlig rundt bærekraft?

En rekke av standardene innen dette kan også være aktuelle å vurdere:

• ISO 45001 Ledelsessystem for arbeidsmiljø
• ISO 21930 Bærekraftige bygninger og anlegg
• ISO 37001 Ledelsessystemer for antikorrupsjon
• ISO 20400 Bærekraftige innkjøp
• ISO 50001 Energiledelsessystemer
• ISO 37101 Ledelsessystem for bærekraftig utvikling i lokalsamfunn

Det er flere internasjonale standarder og retningslinjer som gir god veiledning til selskaper som ønsker å opptre ansvarlig og bærekraftig, som Global Compact, ILOs kjernekonvensjoner, OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og ikke minst FNs bærekraftsmål.

En god start i ISO 9001

Den gode nyheten er at mange av prinsippene som ligger i den mest populære ISO standarden 9001 (kvalitetsledelse) er direkte overførbare dersom man ønsker å bygge opp et ledelsessystem for bærekraft.

• Det må ligge en policy til grunn som er forankret i ledelsen og som legger føringer for aktiviteter og tiltak som er integrert i selskapets daglige operasjoner.
• Man må sjekke at man etterlever det man har lovet og at man er i samsvar med lover og krav fra myndigheter, kunder og andre interessenter.
• Risikoer skal identifiseres, og tiltak for å redusere risiko må på plass.
• Selskapet må sette seg relevante og målbare mål og rapportere på fremdrift.
• Ansatte skal ha relevant kompetanse for å utføre sin jobb skikkelig.
• Avvik skal registreres og korrigerende tiltak igangsettes.
• Det er viktig med god dialog med interessentene.

I god «ISO-ånd» skal du planlegge, utføre, kontrollere og korrigere. Plan- Do – Check – Act. Snurr hjulet igjen og igjen for kontinuerlig læring.

Felles mål i kvalitet og bærekraft

I tillegg handler kvalitetsledelse om å unngå feil og sløsing, som er like relevant om man skal se på det fra et bærekrafts-perspektiv – altså redusere ressursbruk og gjenbruke mest mulig materialer. For eksempel handler bærekraftsmål nummer 12 «Ansvarlig forbruk og produksjon» om å nettopp gjøre mer, med mindre ressurser. Sikkerhet på arbeidsplassen, et sunt og trygt arbeidsmiljø med fornøyde arbeidstakere er like naturlige elementer i kvalitetsledelse som i det er i bærekrafts-målene.

Mange fellesnevnere

Så hvis ditt selskap er kvalitetsbevisste og har et velfungerende ledelsessystem på plass, er du allerede på god vei. Strukturen er på plass. Likevel er det noen ekstra tanker som må tenkes i organisasjonen og et litt videre perspektiv som må ivaretas om bærekraft skal integreres i dette ledelsessystemet.

Hva er bærekraft for dere?

På samme måte som du som er ISO 9001 sertifisert må tenke «Hva er kvalitet for oss?», må du tenke igjennom «Hva er bærekraft for oss?». Ingen kan jobbe med alt og et viktig prinsipp er å forstå hva som er vesentlig for sitt selskap. Er det produktene vi produserer og/eller måten vi produserer de på som er kjernen i vår påvirkning på omverdenen? Hvilke av FNs bærekraftsmål er aktuelle for vårt selskap? Vil deres fokus ligge på rent vann, fare rundt kjemikalier, behandling av avfall og naturen rundt produksjonslokalene? Er din bransje spesielt utsatt for korrupsjon eller er det risiko for brudd på menneskerettigheter i deres leverandørkjede?

Når man har funnet relevante bærekraftsmål eller fokusområder, kan man sette i gang med å bruke prinsippene i ISO standardene til å bygge en struktur og sette arbeidet med bærekraft i system. Du vet – policy, risikokartlegging, og så videre. Hjulet for kontinuerlig forbedring kan snurres videre med nytt innhold.

Det holder ikke bare med struktur, det må også fylles med de rette elementene. Selv om mange skiller på begrepene samfunnsansvar og bærekraft, vil retningslinjene i ISO 26000 gi god veiledning på en rekke av kjernetemaene til FN bærekraftsmål. Standarden ble utviklet i en arbeidsgruppe med over 500 deltakere fra 100 land, og nær 42 ulike internasjonale organisasjoner, inkludert OECD, WHO, ILO, EU, UN global Compact og GRI. ISO 2600 tilbyr veiledning på:

• Organisasjonsstyring
• Menneskerettigheter
• Arbeidsforhold
• Miljø
• Hederlig virksomhet
• Forbrukerspørsmål
• Lokalsamfunnsengasjement

Nøkkelen til svaret på hvorvidt dette «holder», er det du og din bedrift som sitter på. Det er dere som kjenner deres marked, interessenter og produksjonsmetoder best. Det er dere som må identifisere hva som er materielt for dere når det kommer til bærekraft. Men – dere trenger ikke finne opp hjulet på nytt.

Bruk standardene til navigasjonshjelp

Bærekraft kan fremstå både som en utslitt frase og som noe veldig komplekst. Bruk de internasjonale standardene som finnes der ute som veiledning. Velg hva du vil prioritere. Og integrer det i et robust ledelsessystem som fremmer kontinuerlig læring og forbedring.

Snurr hjulet videre med Plan – Do – Check – Act, og du vil se at ISO standarder er et godt støtteverktøy for å integrere bærekraft i din bedrift.

Karin Gjerde-Meyer

Seniorrådgiver i SIMPLI, med god oversikt over fagområdene bærekraftsledelse og samfunnsansvar.

E-post: karin.gjerde-meyer@simpli.no, tlf. 922 48 808

Alle norske virksomheter har en rekke lover, krav og forskrifter de må overholde.  Langt fra alle vet hvilke dette er – de har kanskje en anelse, men kan sjelden redgjøre for hvordan de lever i samsvar med kravene.

Så hvor kommer kravene fra? Først og fremst fra det norske lovverket med tilhørende forskrifter, regler og veiledere. Men dersom man skal ha en ISO 9001 (kvalitet) eller ISO 14001 (miljø) sertifisering må man i tillegg søke og oppfylle de kravene deres interessenter har – altså henholdsvis kunden og miljøet. Visse bransjer har også en rekke krav til utførende arbeid eller produkter nedfelt i standarder og produktbeskrivelser som må overholdes.

Det er grunnleggende viktig å ha oversikt over hvilke krav en virksomhet skal overholde, men ikke bare det – man må også sikre seg at man faktisk overholder disse. Dersom man skal inneha en sertifisering skal man dokumentere hvordan man overholder sin krav i tillegg. Dette kan virke som en formidabel jobb dersom man ikke har en smart metodikk. Så hvor begynner man?

A. Finn ut hvilke krav din virksomhet må overholde

Først og fremst, alle norske virksomheter må oppfylle norsk lov.

Et svært sentral norsk krav er Internkontrollforskriften §5.1 sier at virksomheter må «sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten». Dette stiller krav til at man har god kjennskap til de lovene som angår ens drift.

I tillegg er det en rekke standarder som krever særlig hensyn:

1. ISO 9001 – kvalitet:
   Dokumentere hvilke krav deres kunder har til virksomhetes produkter / tjenester. Tenk også på hvilke u-utalte krav / forventninger de har. Egenpålagte kvalitetskrav er også medregnet her.
2. ISO 14001 – ytre miljø:
   Dokumentere at dere overholder ethvert relevant krav relatert til det ytre miljø fra lovverket. I tillegg må det gjennomføres en analyse for å se på de største utfordringene miljømessig dere har og hvilke krav dere skal pålegge dere selv som en følge av disse.
3. OHSAS 18001 / ISO 45001 – arbeidsmiljø:
   Interresenten her er den enkelte ansatte. Overholder din virksomhet norsk HMS oppfylles langt på vei kravene i denne standarden.  Kravene dere skal dokumentere er krav til arbeidsmiljø og sikkerhet for medarbeiderne i virksomheten – både krav fra offentlige myndigheter, men også andre som er selvpålagte og som stammer fra avtaler med medarbeidere / fagforeningener osv.

B. Metodikk

SIMPLI har gjennom å bistå våre kunder gjennom mange år utarbeidet en effektiv metodikk for å kartlegge, registrere og dokumentere samsvar av alle relevante lover og krav for en virksomhet. Her følger en kort forklaring på hvordan vi anbefaler at dette skal gjøres

1. Finn alle lover og krav som er relatert til din virksomhet
2. Kopiere alle disse kravene over til et Excel ark
3. Slett alle krav som ikke er relevant for virksomhetens drift.  Søk hjelp hos fagpersoner i virksomheter dersom du ikke har denne kompetansen selv.
4. Finn frem andre krav som for eksempel de som er relatert til ISO standarder og registrer disse i samme excel ark.
5. Lag en ny kolonne som kan kalles feks Samordnede krav.
6. Gå gjennom listen av lover og krav og skriv i den nye kolonnen gode felles navn på alle krav som tilhører en felles gruppe med krav. På denne måten får man gruppert alle kravene som naturlig hører sammen.
7. Denne listen av krav kan så veldig enkelt importeres inn i SIMPLI Manage som har gode funksjoner for å få oversikt over krav, vise relevante krav, og selvfølgelig registrere at man er i samsvar.
8. Gjennomfør samsvarsvurdering på de samordnede kravene (ikke hvert bidige enkeltkrav) og opprett tiltak dersom man ikke er i samsvar.
9. Å sikre at kravlisten er oppdatert gjøres slik
   1. For krav fra ISO og andre standarder: følg med på endringer i produktkrav, kundekrav, endringer i egne risikoevalueringer som berører aktuelle interessenter, resultater fra ulike revisjoner og ledelsens gjennomgåelse, tilbakemeldinger fra eksterne og interne osv.
   2. For lovkrav innen HMS og miljø håper vi å se et nytt alternativ til tjenesten Regelhjelp snart.

Det er mange krav å forholde seg til. Aller først er virksomheten nødt til å finne ut hvilke områder som trenger måling og helt eksakt hva som skal måles og hvordan målingen skal gjennomføres.

For å være sertifisert på ISO 9001, må virksomheten måle viktige parametre relatert til kvalitet for kunden. Tilsvarende parametre for ytre miljø i ISO 14001. Internkontrollforskriften §5.4 krever også at alle norske virksomheter skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.

Hva er det vi skal måle?

For å finne ut hva man skal måle på er det ofte smart å se på deres policy og risikovurderingene dere har gjort. Disse to gir de to mest verdifulle innspillene til å finne ut eksakt hva som bør måles. Viktige områder i deres policy skal måles i tillegg til områder av driften med høy risiko. På denne måten kan dere vise konkret hvordan deres målstyring er med å oppfylle deres policy og redusere risiko.

Så. Hvordan setter man smarte mål?

Smarte mål!

Akronymet SMART gir en god pekepinn på hva som er et godt mål.

S – Spesifikke: Målet skal være konkret og tydelig, lett å forholde seg til og forstå

M – Målbare: Det skal være praktisk mulig å gjøre målinger

A – Anvendelige: Målene skal være nyttige for virksomheten

R – Realistisk: Man skal sette et mål det er praktisk mulig å nå

T – Tidssatte: Målet skal kunne nås innen en rimelig tidshorisont – anbefalt ikke lenger enn en 3 år

Indikatorer og målinger

Det sier seg selv at man i dette arbeidet også må lage gode indikatorer som tar høyde for å vise riktige trender selv om omsetning, antall ansatte og andre faktorer skulle variere. Tenk derfor nøye gjennom hva slags indikatorer dere ønsker å bruke.

Når dette er ferdig definert, kan målingene starte. Husk å måle ofte nok og registrere tallene i styringssystemet. SIMPLI Manage har eget varslingssystem for å minne de rette ansvarlige på å utføre og registrere sine målinger. Når dette blir gjort, vil dere kunne ta ut trender og analyser for å se om dere er på rett kurs eller om justeringer må gjøres.

Målstyringsmodulen i SIMPLI Manage gir alle funksjoner som behøves for å definere mål og følge de opp inklusive opprettelse av tiltak for å nå målene. Det enkelte mål gjøres også synlig i hver relevant delprosess for å gi brukerne god og relvant informasjon om hvordan deres arbeidsoppgaver påvirker målstyringen.

Tips til hva som bør måles

Jobber du med ISO 9001 og kvalitet, skal du sikre at kunder opplever at deres forventninger blir oppfylt.

Sett først overordnede mål. Disse skal si noe om retningen man ønsker å gå i. For eksempel «Bedre kundeservice» og «Færre produksjonsfeil». Utfra disse målene kan du konkretisere videre med delmål eller konkrete mål.

Målet «Flere leveranser» kan for eksempel deles opp i to konkrete mål: 1) Tre nye kunder hver uke og 2) 20 bestillinger per mnd.

Dersom deres fokus ligger på ytre miljø, ISO 14001, vil målene naturlig settes for utslipp, avfall, ressursforbruk og energi. Miljømål er veldig konkrete og målbare. Hvor mye avfall hadde vi i fjor målt i kg/tonn? Mengde i prosentvis reduksjon. Hvor mye skal vi redusere energiforbruket?

Når det kommer til HMS kan du ta utgangspunkt i innrapporterte saker fra ansatte, fra medarbeidersamtaler, vernerunder, årlige medarbeiderundersøkelser og ved å identifisere behov for bedriftshelsetjeneste og sykefravær.

I SIMPLI Manage kan du ha god oversikt over målene i din virksomhet, og gi ansatte en oversikt over deres ansvar for delmål og påminnelser for målinger. (Klikk på bildet for å se en større versjon.)

I følge ISO 9001 skal man ha kontroll på sine leverandører og evaluere disse. Enten dine leverandører leverer varer eller tjenester, skal de vite hvilke krav dere setter til det som skal leveres og medølgende dokumentasjon, som dere igjen kan gi videre til deres kunder. Det kan også gjelde testing av produkter før leveranse til din virksomhet. Uansett, dere skal ha kontroll og dokumentasjon på dette som igjen gjør din virksomhet til en trygg leverandør til dine kunder.

I SIMPLI Manage registrerer man hver leverandør, hva de er leverandør av, hvilke sertifiseringer de har og status: dvs er de leverandør, tidligere leverandør eller under vurdering. Deretter gjennomfører man periodiske evalueringer eller leveranse/prosjekt type evalueringer. På denne måten opparbeider man en god historikk på utviklingen av denne leverandøren og hvordan den er fulgt opp. SIMPLI Manage har alle funksjoner som ivaretar kravene i ISO 9001 for leverandøroppfølging.

En internrevisjon er en grundig intern gjennomgang av en del av virksomhetens systemer for se om det fungerer som det skal. Ren formelt så er det en systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for å framskaffe revisjonsbevis og bedømme dette objektivt.

Hensikten med en internrevisjon er å bestemme i hvilken grad kriteriene for revisjon er oppfylt. Dette er et godt redskap for å finne ut hvor bedriften står i forhold til de kravene som gjelder og danner et viktig grunnlag for forbedringer.

NS-EN ISO 19011:2011 gir retningslinjer for revisjon av styringssystemer. I SIMPLI har vi utviklet våre systemers funksjoner i tråd med denne standarden i tillegg til at vi bruker den i vår rådgivning.

Ulike typer revisjoner

Det finnes ulike typer revisjoner. Internrevisjon er oftest en revisjon i kategorien virksomhets-revisjon som kontrollerer som ledelsessystemet deres stemmer over ens med virkeligheten i virksomheten – og motsatt.

Det som ikke stemmer noteres og må rettes. Her er det viktig å ha en revisjonsplan – altså en plan for hvilke internrevisjoner som skal gjennomføres og når. Slik sikrer man at systemet holdes levende, avdekker svakheter og styrker og at det opprettholdes ihht. kravene.

Hvem leder revisjonen?

Revisjonsleder, eller hovedrevisor, har ansvar for å planlegge revisjonen og velge medrevisorer ved behov. Vedkommende skal også lede revisjonen og gjennomgå tilgjengelig dokumentasjon på forhånd og til slutt utarbeide revisjonsrapporten. Forarbeidet – altså dokumentgranskingen er særdeles viktig da det vil gi indikasjoner på områder som bør sjekkes ekstra nøye.

Når man man skal legge opp en revisjon anbefaler vi en progresjon slik illustrasjonen viser.

1. 1. Man planlegger og lager en revisjonsplan.
   2. Selve gjennomføringen starter med et åpningsmøte der alle berørte parter inviteres.
   3. Her begynner intervjufase der forhåndsspurte personer kalles inn. En og en svarer på hvordan avgrensede områder av virksomheten fungerer i praksis. På denne måten avdekker man ut om de ansatte faktisk vet hvordan ting skal være.
      Det kan også være en god idé å ta en runde i bedriften og spørre diverse personer der og da aktuelle spørsmål.
   4. Etter intervjurunden setter revisjonsleder seg ned og oppsummerer sine notater i en revisjonsrapport. Denne inneholder observasjoner som oftest er de områdene man må rette på.
   5. Til slutt kalles alle som var i åpningsmøte inn til avslutningsmøte og får en presentasjon av funnene og observasjonene i revisjonsrapporten.

Etter møtet skal det som er påpekt som nødvendige endringer saksbehandles og rettes opp. En ekstern revisjon er ofte ganske lik, bare at det da er en ekstern person som er revisjonsleder.

Hva gjennomgås i en internrevisjon?

Typiske mål for en internrevisjon kan være:

• Policy
• Organisering
• Prosesser, prosessbeskrivelse og effektivitet
• Lover og krav
• Mål og handlingsplaner
• Ekstern og intern kommunikasjon
• Måling og oppfølging
• Dokumenthåndtering
• Ledelsens gjennomgang

Trenger din virksomhet bistand med internrevisjonen?

SIMPLI kjører i sin Coachinpakke eget kurs i planlegging og gjennomføring av internrevisjon. SIMPLI Manage har også alle funksjoner som trengs for å planlegge, gjennomføre og saksbehandle alle funn i alle typer revisjoner.

Ledelsens Gjennomgang brukes oftest på folkemunne, men i ISO standardene kalles dette Ledelsens Gjennomgåelse. Uansett, så er Ledelsens Gjennomgang et møte der ledelsen går igjennom en konsentrert presentasjon av den viktigste informasjonen om styringssystemet med den hensikt å ta videre valg og bestemmelser for videre drift.

Hvorfor Ledelsens gjennomgang?

Har man et styringsystem, uansett standard eller mal man følger, så er det essensielt at ledelsen i virksomheten får en jevnlig grundig gjennomgang av status slik at de kan vurdere effektiviteten av sin egen virksomhet innen aktuelle områder. ISO14001/9001 og OHSAS18001 og vanlig norsk HMS har krav om dette. Det sikrer også effektiviteten av styringssystemet. Det forbedrer og styrer retningen/kontinuerlig forbedringsarbeidet. Så er det også slik at mange er bra på planlegging og gjennomføring, men dårlig på oppfølging og kontroll og Ledelsens gjennomgang sikrer netopp oppfølging og kontroll. Sist, men ikke minst – øverste ledelse må på banen og få info om hvordan systemet har fungert.

Hvordan Ledelsens gjennomgang?

ISO standarder sier at ledelsens gjennomgang skal gjennomføres med planlagte intervaller (årlig) og gjennomføres av øverste ledelse/ ledergruppe. Det er krav til INPUT og OUTPUT (beslutninger) og krav til skriftlig dokumentasjon.

Krav til Input

• Resultater fra internrevisjoner inkl. overholdelse av lover/krav
• Kundeklager og tilbakemeldinger
• Prestasjon/målinger
• Oppnåelse av mål og delmål, forslag til nye/endrede mål
• Prosessytelse (kort beskrivelse pr hovedprosess)
• Produktavvik (fra Better)
• Status for korrigerende og forebyggende tiltak
• Oppfølging av tidligere gjennomganger
• Endringer i virksomheten og omgivelser
• Anbefalte forbedringer

Krav til Output

• Evt. endringer av politikk
• Evt. endringer av mål/delmål
• Evt. produktendringer/forbedring
• Evt. andre endringer av styringssystem
• Ressursbehov (selskapets kompetanse og kapasitetssituasjon)

En god ledelsens gjennomgang krever godt forarbeid: innhenting av informasjon om kvalitet, miljø og HMS arbeidet og sette det opp på en oversiktlig måte for ledelsen. Gjennomføringen må planlegges nøye og resultatene fra gjennomgangene må også registreres og følges opp. I SIMPLI har vi lang erfaring med å hjelpe kunder å gjennomføre ledelsens gjennomgang. Våre systemer SIMPLI Manage og SIMPLI Better har også gode funksjoner som enkelt samler all nødvendig informasjon til Input og ivaretar oppfølgings punkter fra Ouput. Det finnes flere eksempler på nettet hvordan dette kan gjøres.

SIMPLI tilbyr sammen med vårt system for klimaregnskap og miljøregnskap, SIMPLI Facts, rådgivning for å implementere og god klimaledelse. Man skal analysere først hva som trengs å måles, så skal de enkelte målepunktene defineres, indikatorer og formler skal utarbeides, rutiner for målinger skal innarbeides ut følges opp. I tillegg skal det produseres rapporter som det skal tas videre strategiske beslutninger på grunnlag av. Kravene til hvordan klimaregnskap skal føres er nedfelt i standarden ISO 14064 del 1 og ”The Greenhouse Gas Protocol. Vi i SIMPLI hjelper våre kunder til å etablere et klima- og miljøregnskap i henhold til nevnte krav i vårt verktøy SIMPLI Facts.

Les om vårt verktøy for bl.a. Miljø/klima-regnskap SIMPLI Facts