Kvalitetssystem for en smartere arbeidshverdag
Ledelsessystemet vi leverer har vi utviklet sammen med våre kunder. Det har gitt oss et produkt med et smart grafisk brukergrensesnitt – og vi har alltid fokus på at systemet skal holdes enkelt og brukervennlig. Selv om det også kan håndtere mye data og kompleks informasjon som ledelsen må ha god kontroll på.
Hvorfor skal dere investere i et kvalitetssystem?
For noen bedrifter er det et krav om en ISO-sertifisering som er årsaken til at de starter arbeidet med å få på plass et kvalitetssystem. Det er likevel lett å se hvilke andre fordeler et godt kvalitetssystem kan gi:
- Et kvalitetssystem er vesentlig for å kunne jobbe med kontinuerlig forbedring – altså, å kunne jobbe smartere hver dag
- Med et etablert kvalitetssystem blir onboarding av nyansatte enklere. Deres nye medarbeider kan selv finne all informasjon om prosessene som utgjør deres produksjonslinje
- Kvalitetssystemet gjør mange arbeidsoppgaver mer effektive. Du kan spare tid ved å ha kontroll over hvor riktige og oppdaterte dokumenter ligger, når du skal hente ut oppdaterte rapporter innen avvikshåndtering eller risiko til en kunde – eller når du trenger statusbilde og trender for avvik, forbedring, kompetanse i bedriften eller på risikofeltet
Skal dere sertifiseres på ISO?
Kvalitetssystemet vi tilbyr, har ledelsesstandardene som kjerne. Det er fordi vi tror på at disse standardene er en smart måte å jobbe med styring av bedriften. Og at dette gjelder uansett om man ønsker en sertifisering eller ikke.
Med ledelsesstandardene som kjerne, er dette også et styringssystem som er fleksibelt for bruk for en rekke ulike bransjer, organisasjoner og selskapsstørrelser.
Ledelsessystemet fra QM365 legger til rette for å oppfylle alle krav i følgende ledelsesstandarder:
- Kvalitetsledelse ISO 9001
- HMS-ledelse ISO 45001
- Miljøledelse ISO 14001
- Informasjonssikkerhet ISO 27001
- ISO 22000 – ledelsesstandarden for mattrygghet
- Norsk HMS-lovgivning gitt i Internkontrollforskriften
Siden 2018 har også GDPR vært et viktig fokusområde for mange av kundene våre. Vårt system støtter også arbeidet med å ivareta krav fra personvernlovgivning i GDPR.
Hvilke oppgaver kan løses med et kvalitetssystem fra QM365?
Kvalitetssystemet vi leverer er et prosessorientert ledelsessystem. Det betyr at all data som legges inn i systemet knyttes opp til en eller flere prosesser. På denne måten kan brukeren enkelt få en totaloversikt over prosessene han eller hun skal jobbe med.
Med systemet kommer også inkludert et tegneverktøy for prosesskart og flytskjema. Prosesskartene blir klikkbare, og utgjør navigasjonen i kvalitetssystemet for medarbeiderne.
Integrert avviksmodul
Innmelding og saksbehandling av avvik, nesten-hendelser og forbedringsforslag er vesentlig når man skal jobbe med en kontinuerlig forbedring.
I QM365 finner du et integrert verktøy for denne jobben. På denne måten samles alle oppgaver og tiltak i ett system – om avvik eller tiltak kommer fra en revisjon, en risikovurdering eller er meldt inn på en prosess.
Avviksmodulen kan også brukes som en selvstendig modul. Denne støtter uansett alle de samme fagområdene som kvalitetssystemet ellers:
- Kvalitetsavvik
- HMS-avvik og -ulykker
- Avvik som angå informasjonssikkerhet
- Ulike hendelser som påvirker miljø
Fleksibelt verktøy for risikovurderinger
I kvalitetssystemet finner du også risikostyringsverktøy. Dette er et risikoverktøy som gir deg god oversikt over virksomhetens risikobilde.
Du kan enkelt se alle risikoer, eller gå inn på en og en risikovurdering for å se status og innvirkning av gjennomførte risikoreduserende tiltak.
Her kan du også planlegge neste risikovurdering – og selvfølgelig jobbe med både positive og negative risikoer.
Hvor var nå det dokumentet igjen?
Har du noen gang brukt tid på å finne frem til et riktig dokument og riktig versjon?
Les gjerne: Opp med hånda!
Alle dokumenter som ligger i kvalitetssystemet håndteres og publiseres fra ett sted. Dette sørger for at alle steder og prosesser dokumentet blir linket til fra, oppdateres øyeblikkelig originalen blir revidert. For styrende dokumenter finner du også funksjon for høringsrunder, godkjenningssløyfer, varsling av dokumentrevisjon og et eget arkiv.
I tillegg til dokumentene, liker vi også å slå et slag for dokumentasjon. I vårt moderne ledelsessystem oppfordrer vi blant annet kundene våre til å heller bruke andre datafelt for eksempelvis prosessbeskrivelser. På denne måten kan man få effektive prosessbeskrivelser på flere språk, gjerne også i video-format. Du får likevel en godkjenningsflyt på informasjonen som beskriver prosessen og en prosesseier med ansvar for å holde informasjonen oppdatert.
I systemet får du versjonshistorikk på dokumenter, prosedyrer, prosesser og andre elementer.
Kommunikasjon av målstyringen
Det er alltid nyttig for ansatte å kjenne til hva som er målet med de oppgavene de gjennomfører. I målstyringsmodulen settes overordnede mål inn – sammen med konkrete og målbare delmål. Her er det også gode grafer integrert i verktøyet, hvor også gjennomførte tiltak på målene innen dette blir med i den grafiske fremstillingen.
Alle lover og krav samlet ett sted
Alle virksomheter i Norge må jobbe etter Internkontrollforskriften. I tillegg kommer kravene fra de ISO-standardene man ønsker å jobbe i henhold til eller være sertifisert på. Videre kommer kundekrav, andre typer lovkrav og så videre. Hvordan skal din virksomhet ha oversikt og kontroll på alle typene av krav?
Vi har samlet dette i en smart funksjonalitet i vårt ledelsessystem. Alle typer lover og krav kan legges inn her. For en bedre oversikt legges enkeltkrav og lovparagrafer inn i grupper. Dette er også for å kunne gjennomføre samsvarsvurderinger mer effektivt.
Kompetanseoversikt med smarte funksjoner
Kompetansekartlegging avdekker hvilke fagressurser din virksomhet har, og hvilke dere har mangler av.
Kompetansemodulen støtter også innlegging av sertifikater og beviser, med mulighet for varsling når disse må oppdateres. Dette hjelper deg til å unngå at viktige sertifikater utløper.
Kompetansemodulen gjøre det også enklere å finne en annen ressurs dersom en person med et spesifikt sertifikat ikke er på jobb den dagen en bestemt operasjon skal utføres.
Fleksibelt kvalitetssystem – hva betyr det?
Vi i QM365 er veldig opptatt av at vår programvare faktisk skal være til hjelp for våre kunder.
En ting er opplæring og kundeoppfølging, men for mange kunder er det også en stor verdi i at systemet er fleksibelt og kan tilpasses ulike behov.
- Vi kan enkelt tilpasse systemet etter hvilke fagkategorier dere ønsker å ha med
- Risikomatrisene kan endres til deres vante arbeidsmetode for dette
- Dokumentgodkjenning kan få ett eller flere godkjenningssteg
- Saksbehandling av innmeldte hendelser kan tilpasses
- Deres profilfarger kan også enkelt legges til i systemet
Kvalitetssystem på Microsoft Office 365
Vår programvare installeres på deres egen Microsoft Office 365-plattform. Dette gir en rekke fordeler for dere:
- Dere eier informasjonen dere legger inn selv
- Solid informasjonssikkerhet levert av Microsoft
- Rask installasjon
- Gjenkjennbart brukergrensesnitt
- Enkelt tilgjengelige tilpasninger gjennom SharePoint listevisninger
Spør oss gjerne om teknisk plattform og muligheter innen dette.
Ønsker du mer informasjon?
Vi viser gjerne en demo av systemet vårt, og hører om deres utfordringer og behov innen dette fagområdet. Vi er alltid opptatt av å levere godt, og å levere det dere faktisk har bruk for.
