Avvikshåndtering i praksis

Komplett, effektivt og brukervennlig – ledelsessystemer for fremtiden.

Hva er den beste måten å jobbe med avvik systematisk? Og har din virksomhet fokus på arbeidet med kontinuerlig forbedring?

Din virksomhet har mest sannsynlig prosessbeskrivelser og styringsdokumentasjon som skal sørge for at virksomheten skal fungere best mulig. Men verden er ikke perfekt – alle gjør feil og stadige forbedringer må til.

Å jobbe med kontinuerlig forbedring, handler om å hele tiden jobbe smartere, jobbe mer effektivt og øke kvaliteten på de tjenestene eller de produktene din virksomhet leverer. En stor del av dette handler også om å ikke gjøre den sammen feilen flere ganger. Kunder, ansatte og leverandører har forventninger til at du klarer å fjerne årsakene til avvikene som oppstår.

Orden i avvikshåndteringen

For å kunne fange opp avvik, og forbedringsforslag, må disse hendelsene fortløpende registreres. Det er også viktig at avvikshåndteringssystemet er et godt verktøy å jobbe videre med avvikene i – så man kan opprette tiltak direkte fra innmelding og ansvarliggjøre de riktige rollene i organisasjonen.

Når dine medarbeidere velger å ta avviksinnmeldingen seriøst, er det også oppmuntrende at du har valgt et avvikssystem som lar brukerne selv følge saksgangen til de avvikene de har meldt inn.

Avvik – det skumle ordet

Avvik, nesten-hendelse og forbedringsforslag. Selv om det er standard å dele opp avviksinnmeldingen i tre kategorier, er det også mulig å tenke utenfor denne boksen. Og selv om kvalitetslederen liker å bruke ordet avvik, er det ikke sikkert det har samme betydning for hver enkelt ansatt. Flere synes det har en veldig negativ klang og kvier seg for å melde inn avvik. Hva med å kalle denne kategorien hendelser i stedet?

Tilgjengelig avviksinnmelding

Når virksomheten din skal velge et system for avvikshåndtering, er det også viktig å velge et system som gjør det enkelt for sluttbruker å melde inn avvik. Har du mange medarbeidere som har store deler av arbeidsdagen sin utenfor et kontor og uten tilgang til PC, vil det være lurt å velge en systemleverandør som også har en løsning for innmelding via mobiltelefon. Med en app for avvik blir innmeldingen både enkel og tilgjengelig.

For å få et så godt som mulig grunnlag for å jobbe med kontinuerlig forbedring, trenger du et så fullstendig datagrunnlag som mulig. Da trenger du at avvikene faktisk blir meldt inn.

Vis poenget med innmeldingen!

Etter at du har meldt inn et avvik, hva skjer da? Er det noen som tar tak i ditt forbedringsforslag?

I QM365s systemer kan de som melder inn hendelser, følge med på den videre behandlingen av disse. Det er også enkelt for saksbehandler å opprette tiltak og kople på tiltaksansvarlig direkte på det innmeldte avviket eller forbedringsforslaget. Systemet støtter også etterkontroll for å kontrollere at gjennomførte tiltak har gitt ønsket effekt.